תכנון פרוגרמה למשרדים
רבים חושבים כי תכנון ועיצוב המשרד מתחילים בשולחן השרטוט או בימינו במסך המחשב.
האמת היא ששלב משמעותי, טרם תחילת תכנון המשרד הוא שלב תכנון פרוגרמה.
מה זאת פרוגרמה?
הפרוגרמה היא מסמך כתוב, המפרט באופן ברור את צרכי הלקוח ואת השימושים הפונקציונליים של בעלי התפקידים השונים בו. יש לזכור שהלקוח אינו דווקא לקוח אחד. בחברה יש מנהלים ועובדים, גברים ונשים, בני גילים שונים. כל אילו ועוד צריכים להילקח בחשבון בעת ניתוח צרכי החברה. פרוגרמה הינה קובץ מסמכים תפעולי-הנדסי, שמוגש למתכנני ואדריכלי הארגון אשר כוללת בתוכה את כלל צרכי הארגון ומשתמשת בשפה תכנונית לשם כך.
ככל שפרוגרמה נבנית בשלביו הראשונים של פרוייקט קיים או פרוייקט עתידי ואף לפני מינוי אנשי מקצוע כגון אדריכלים או מהנדסים, כך גדלה השפעתה על היעילות והגמישות של הפרוייקט המיועד ובהמשך אף תשמש כשפה המגשרת בין כלל המתכננים של הפרוייקט.
מטרות הפרוגרמה
לשלב תכנון פרוגרמה יש מספר מטרות.
האחת היא להעריך מהו שטח המשרד הדרוש במטרה למקד את החיפוש ולוודא כי נכס שנראה כמתאים אכן עונה על הדרישות.
הדרישות תהיינה שונות לחלוטין אם מדובר בחברת הי-טק או במשרד עו"ד.
לא תאמינו כמה שכר-דירה ניתן לחסוך אם יודעים מראש מה השטח הנכון לחברה.
מטרה נוספת היא לבדוק את יעילות השטח הנתון. לא רק מעבר מקום דורש בחינה של השטח אלא גם שיפוץ ושינוי.
בדיקת צרכי הלקוח המשתנים מביאה לעיתים למסקנה שהחברה יושבת על שטח גדול או קטן מידי.
מתי להכין פרוגרמה?
תכנון פרוגרמה היא השלב הראשון בתהליך בין אם מדובר במעבר למשרדים חדשים ובין אם מדובר בשיפוץ משרד קיים.
המסמך מייצר ניתוח מצב קיים של הגורמים בחברה וכן את החלוקה הפנימית בתוכה.
הדוח משמש את הנהלת החברה להצגה בפני בעלי מניותיה, בפני צוות היגוי בחברה ועוד.
הכנת המסמך מקצרת, בהמשך, את תהליך האפיון מול האדריכל או מעצב הפנים ומאפשרת להם להבין טוב יותר את צרכי הלקוח ,כך גם לגבי יועצי המערכות לאתר, החיסכון בזמן הינו מהותי ועשוי לעזור לקצר את משך הפרויקט.
כיצד מכינים פרוגרמה?
הפרוגרמה היא תהליך שעיקרו שיתוף פעולה בין הלקוח לבין משרד האדריכלים.
ההחלטה הראשונה של הלקוח היא על הקמת צוות היגוי מטעמה שייצג את החברה בתהליך של מעבר או שיפוץ המשרד.
רצוי שצוות ההיגוי יורכב ממספר גורמים המייצגים מחלקות שונות בחברה.
עבודת האדריכל והמתכנן מול צוות ההיגוי מתחילה בלימוד החברה ממקורות פומביים כמו אתר החברה, ידיעות שונות שפורסמו בעיתון ועוד.
בנוסף אנחנו מבקשים לקבל את מצבת כח האדם הנוכחי בחלוקה למחלקות השונות.
אם לחברה יש ספר מיתוג המגדיר את הצבעים והצורות שהחברה מקפידה להשתמש בהם בפרסומים שלה, אנחנו מקבלים גם אותם- אלה יהיו אחר כך חלק מעיצוב המשרד.
במקרים מסויימים בעת מעבר למשרד חדש או תכנון ועיצוב של משרד קיים מנצלת החברה את ההזדמנות ללמוד יותר על עצמה , בראי התכנון והעיצוב.
לשם כך יש כלים נוספים, פרטניים יותר, כמו שאלונים, קבוצות מיקוד אינטראקטיביות ועוד. למותר לציין שהתהליך כולו הוא מקיף ביותר והתוצרים שלו מפתיעים לעיתים גם את הנהלת החברה.
מה מכילה הפרוגרמה?
כאמור, הפרוגרמה היא דוח כתוב המבוסס על הממצאים שנאספו והוא כולל את:
- תאור החברה ועיסוקה
- חזון החברה
- תאור המשרדים הקיימים-יתרונות וחסרונות
- מצבת כח אדם עם חלוקה למחלקות
- תאור זרימה של כח האדם בחברה
- הגדרת שטחים עקרונית לשימוש הלקוח
- המלצות לגודל שטח מינימלי דרוש
- נתונים שנאספו מעובדי ומנהלי החברה
- התייחסות למערכות מיוחדות, כמו מיזוג אויר, תקשורת, אינסטלציה ועוד
הפרוגרמה מופצת לראשונה כדוח כתוב להנהלת החברה והיא כוללת לא רק ניתוח מצב קיים אלא גם המלצות לעתיד בהתייחס לשטחים, חלוקת שטחים עקרונית, מספר חדרי ישיבות ועוד.
רצוי לציין כי למרות שהפרוגרמה "מצלמת" מצב קיים היא מתייחסת גם לגידול עתידי לפי צפי החברה, לשינויים שעשויים לחול בחברה ועוד.
הדוח מפרט גם את נקודות החוזקה של החברה – מה היא רוצה להציג בפני לקוחותיה וגם מה נקודות החולשה שיש לחזק בעזרת תכנון נכון.
הדוח הכתוב משמש כבסיס להכנת תוכניות מפורטות וקונספט עיצובי בהתאם לדרישות המתוארות בדוח.
פרוגרמה לחברות הי-טק
אחד הנושאים המורכבים בחברות הי טק בכלל וחברות סטרט אפ בפרט הם השינויים התמידיים שיש בחברה. החברה גדלה או קטנה, נרכשת ע"י חברה גלובלית, המוצר משתנה וכדומה.
שינויים כגון אילו הם נתון חשוב שיש להתחשב בו בעת עריכת הפרוגרמה וזו צריכה להתחשב בצרכים המשתנים ולאפשר גידול ושינוי אפשרי בעתיד. הגמישות היא ערך חשוב ובעת עריכת הפרוגרמה אנו מתייחסים לכך במפורש.
בשנים האחרונות, יותר ויותר לקוחות מודעים לחשיבות הנושא והוא נכלל כחלק בלתי נפרד מדרישות הלקוח מהאדריכל המתכנן.
לא כל הלקוחות צריכים או מעוניינים להכין פרוגרמה הפורטת את החברה לפרוטות ולכן ניתן להסתפק בעריכת דוח מקוצר המבוסס רק על חלק מהתכנים.
בין אם מדובר בפרוגרמה מקיפה ובין אם מדובר בפרוגרמה מקוצרת, נראה כי המסקנה היא שהפרוגרמה חשובה מאוד כתהליך מקדים לתהליך התכנון והיא תחסוך משאבים ותקציב בהמשך הדרך.
בנוסף תהליך הלימוד שנעשה במשותף עם האדריכל המתכנן מאפשר לו להתוודע לחברה בצורה עמוקה יותר והתוצאה התכנונית תהיה בהכרח טובה יותר.
עורכת דין ועורכת לשון. עבדה שנים רבות במגזר העיסקי ומתמחה בכתיבה משפטית ועסקית וכן בעריכה לשונית. מנהלת פיתוח עיסקי במשרד גרינהאוז אדריכלים ואחראית על ניהול פרוגרמות ללקוחות עיסקיים – למידה על הארגון וצרכיו, מיפוי צרכים עתידיים והכנת דוח פרוגרמה מקיף הכולל המלצה לניתוח שטחים קיימים ועתידיים.
